Vrijeme je novac. Idiom koji nikada nije bio točniji nego u današnje užurbano vrijeme. Ljudi sve više vremena provode na poslu, za kompjuterom i imaju sve manje slobodnog vremena. Krivica djelomično leži u kapitalističkom društvu u kojem je profit na prvom mjestu, djelomično u informatizaciji i tehnologiji koja je omogućila da smo dostupni uvijek, svugdje i u bilo koje vrijeme (pod pretpostavkom da imamo wi fi), a krivica djelomično leži i u nama samima koji ne znamo kvalitetno iskoristiti vrijeme. Kao i obično, nikada nije samo jedan čimbenik koji dovodi do problema.

Jeste li znali da je 20.6. bio svjetski dan produktivnosti? Ja jesam. Ako se pitate zašto nisam tad napisala ovaj članak bit ću iskrena i pošteno priznati da sam zaboravila. Imala sam najbolju namjeru i punu vjeru u sebe i samopouzdanje da ću zapamtiti. Kao i obično, poslovica “Pametni pišu, a budale pamte” se pokazala istinitom. Ubuduće zapisujem, i to vam je prvi savjet što je tiče povećanja produktivnosti – zapisivanje zadataka kako biste bili u toku i jednostavno mogli prekrižiti ono obavljeno.

Usput, znanstveno je dokazano da ljude pozitivno motivira križanje obaveza s popisa. Imaju osjećaj da su nešto korisno obavili i bili vrijedni pa se bolje osjećaju, ponosni su na sebe i imaju više volje za nastavak rada. Ako niste probali do sad s popisima, probajte.

Produktivni ljudi naprave jednaku količinu ili čak više posla u manje vremena od onih koji nisu produktivni i kojima se vrijeme izgubi u sitnicama i nedostatku koncentracije. Tko ne bi želio završiti s poslom na vrijeme i raditi stvari koje su zabavne, a ne sjediti za stolom i raditi nakon radnog vremena samo zato što je tokom dana bilo toliko mamaca pažnje da se bilo nemoguće koncentrirati.

Kako onda postati produktivniji? S ovim jednostavnim savjetima.

1. Zaboravite na multitasking

Znam što mislite – ja sam stručnjak/inja za multitasking, radim to svaki dan. I ja vam vjerujem ali koliko ste uspješni u tome? Samo mali broj ljudi može uspješno multitaskati, ostali većinom gube vrijeme i izgube se u započetim zadacima od kojih ni jedan na kraju nije završen na vrijeme i kako treba. Osim toga, razina stresa koji se nakuplja zbog spoznaje da vrijeme prolazi, a ništa nije završeno doseže maksimum. Zvuči poznato? I mislila sam.

Zato prestanite multitaskati. Odredite si zadatke, složite ih od najvažnijeg do najmanje važnog i krenite s radom. Naravno, sve zapišite na papir i sretno križajte zadatke kako ih obavljate. Osjećat ćete se bolje nego ikada.

2. Grupirajte zadatke po temama

Ako se bavite poslom u koji je uključeno dnevno provjeravanje mailova i društvenih mreža, a uz to još brojni drugi zadaci, grupirajte ih po temama. Nemojte dva sata pisati izvještaj, pa provjeravati mailove, izraditi financijski izvještaj za sljedeći mjesec i nakon toga ići na društvene mreže (ili bilo što drugo vezano uz internet). Prvo se fokusirajte na internet i sve vezano uz njega, nakon toga na izvještaje, rad u officeu i sl. Grupiranje zadataka štedi vrijeme i energiju koja je potrebna da se neprestano prebacujete s jednog tipa posla na drugi.

3. Prepoznajte kradljivce vremena

Morate sjesti i dobro razmisliti na što vam odlazi dragocjeno vrijeme, a da to nije posao. Ima ljudi koji imaju toliko puno posla da se 10 sati ne dignu od radnog stola i još uvijek imaju što raditi. Ti se zovu Richard Branson i njemu slični koji vode i upravljaju nekoliko firmi istovremeno i zarađuju milijune i dok spavaju. Ako ne spadate u tu kategoriju i provodite previše vremena radeći, a posao se samo nakuplja, onda nešto radite pogrešno.

Zato treba otkriti na što odlazi vrijeme. Na što ljudi najviše gube vrijeme?

• internet
• društvene mreže
• mobiteli i obavijesti koje neprestano dolaze
• pauze (za kavu, cigarete, tračanje, udisanje svježeg zraka..protiv čega nemam ništa ali koliko vam zraka treba?)
• bučna okolina koju uočavate jer imate lošu koncentraciju
• sastanci (formalni i neformalni)
• multitasking

Znate onu situaciju kad si zabranite čokoladu jer želite skinuti kilograme do ljeta, a onda se pokaže da cijeli dan mislite samo na čokoladu? Tako je isto i s kradljivcima vremena. Ako se odlučite odreći društvenih mreža za vrijeme radnog vremena samo ćete misliti na to i želju da provjerite što ima novo pa opet nećete ništa postići. Ničega se ne treba odreći, samo treba pronaći pravu mjeru. Zadajte si određeno vrijeme u kojem imate pravo raditi nešto zabavno, 15 minuta najviše (što je dobro i za mozak i tijelo) i onda se revitalizirani vratite poslu.

4. Pripremite se za drugi dan

Ako na kraju radnog vremena napravite plan rada za drugi dan, ujutro nećete gubiti vrijeme na to. Jutro je vrijeme kad je mozak najsvježiji (osim ako imate niski tlak, onda je to večer), a većina ljudi troši potencijal na beznačajne zadatke – slaganje papira, uništavanje papira, čitanje mailova koji su došli dan prije, odgovaranje na mailove, planiranje sastanaka i doza interneta ili uredskog tračanja uz kavu. Umjesto svega toga, iskoristite jutro, obavite najviše što možete dok ste svježi i odmorni, a poslije se bavite s manje važnim zadacima. Svaki dan, kad završite s poslom, pripremite sve za sutra, napišite liste, pošaljite sve mailove koje morate, složite si radni prostor i krenite s puno energije i vremena u novi dan.

5. Prošetajte se

Dugo sjedenje na jednom mjestu i obavljanje monotonog posla kao što je rad na kompjuteru umara i mozak i tijelo, savršeno vrijeme za početak zijevanja i razmišljanje kako bi bilo lijepo malo odspavati. Umjesto toga, malo se prošetajte kad uočite da predugo sjedite (osim ako ne sjedite i veselo surfate internetom, onda za vas nema pauze).

Dizanje od stola i razgibavanje (pa makar se prošetali po vlastitom uredu) ima brojne pozitivne efekte:

• smanjuje stres i napetost
• opušta tijelo
• pomaže da se bolje koncentrirate i mislite
• daje vam više energije
• smanjuje fizički umor koji dovodi do mentalnog umora

6. Prestanite biti perfekcionisti

Ne kažem da morate postati šlampavi i polovično obavljati zadatke ali perfekcionizam nije dobra osobina. Kladim se da ima perfekcionista koji ovo čitaju i misle kako nemam pravo ali znanost je pokazala da što je osoba veći perfekcionist, to je manje produktivna. Problemi kod perfekcionista su ovi:

• provode više vremena na jednom zadatku nego što je normalno
• ne vide veliku sliku jer se fokusiraju na nevažne sitnice
• odugovlače i čekaju savršen trenutak da nešto obave. Znate što? Ako u poslu čekate savršen trenutak onda ste ga propustili. Savršen trenutak je sad.
• ne razmišljaju kreativno nego se oslanjaju isključivo na logiku koja je nekad nemoguća (razmišljajte izvan zadanih okvira)
• žele sve obaviti savršeno, a na kraju ne obave ništa ili obave malo u puno vremena

Sve te karakteristike perfekcionista kradu vrijeme i utječu na produktivnost, a često su potpuno nepotrebne.

7. Naučite reći NE

Mnogi uzimaju dodatne zadatke jer smatraju da će na taj način napredovati na poslu. Neki ih uzimaju jer su naučili okolinu da sve rade za njih pa više ni sami nisu sigurni kako su se u to uvalili i kako da se izvuku.

Koji god bio razlog, ako želite biti produktivniji morate naučiti reći ne i baviti se samo onim s čim se morate baviti i što znate da možete završiti (i što je vaš posao).

8. Naučite se odmoriti i opustiti

Kad svladate sve prepreke i postanete super produktivni, morate se naučiti opustiti i odmoriti. To je jako važno kako biste se pripremili za novi dan pun izazova. Stres loše utječe i na um i na tijelo i ljudi koji se ne znaju ili ne mogu opustiti imaju smanjene kognitivne sposobnosti. Zato, kad sretno zaklopite laptop, zadovoljni sobom i svojim obavljenim poslom, radite nešto što volite i što vas odmara. Mozak će vam biti zahvalan.

Ako ste na kraju dana mrtvi umorni i iscrpljeni i ne znate što biste sa sobom, velike su šanse da se ne osjećate tako jer ste bili jako produktivni nego zato jer niste. Neproduktivnost jako umara. Kad je osoba produktivna, vrijeme leti, a na kraju dana nije psihički iscrpljena od toliko posla i pomisli na nezavršene zadatke i što je sve čeka sutra.

Zato poradite na produktivnosti. Kad već morate raditi, iskoristite to vrijeme na najbolji mogući način kako biste poslije bili zadovoljni sobom i imali vremena za zabavne stvari.

Zabava je važna. Kao što kaže poslovica “All work and no play makes Jack a dull boy and all play and no work makes Jack a mere toy”. I to je istina. Pronađite ravnotežu, poradite na produktivnosti i bit će vam lakše.