posao

Kako izgledati pametno u svakom mailu i postati heroj ureda

Ping, ping, ping!!!!! Oglasilo se zvono obavijesti na mobitelu, a zvuk je ukazivao na to da je došao mail. Ništa strašno se ne bi dogodilo, jer mailovi stižu cijeli dan, da sat nije pokazivao ponoć i koju minutu iza. Nasmijala sam se dok mi je prošlo kroz glavu – koga ti misliš zavarati s ovim mailom? Dok mi je druga misao bila – netko želi dobiti nagradu za radnika mjeseca.

Istina je sljedeća, pošaljete li mi mail u neprimjereno doba dana, odnosno noći, ne samo da ga neću pročitati nego neću o vama imati ni najbolje mišljenje. Pustimo na trenutak Tima Cooka i Meghan Markle koji šalju mailove cijelu noć. Vi niste ni Tim, a ni Meghan, zar ne? Jer da jeste, ne biste radili posao koji radite i koristili jeftine metode uvjeravanja sebe i drugih da ste jako vrijedni i zaposleni samo zato što pošaljete besmislen mail iza ponoći.

Očekujete li pljesak? Nećete ga dobiti, barem ne od mene, a evo i zašto.

Ljudi koji šalju mailove kasno navečer:

  • Ukazuju na nedostatak sposobnosti kvalitetnog upravljanja vremenom. Znate, imali ste cijeli dan da pošaljete taj mail. Tim što ga šaljete debelo izvan radnog vremena ne pokazujete nikome da ste vrijedni nego dokazujete svima da ste lijeni i neorganizirani.
  • Odaju dojam kalkulanata jer, zašto baš idete slati mail u ponoć svom šefu ako ne želite da šef pomisli kako ste nenormalno angažirani oko posla (bonus savjet: da je šef toliko glup da padne na tu foru, ne bi vam bio šef)
  • Ostavljaju dojam zaboravnih ljudi koji se pred spavanje lupe po čelu i sjete da nisu poslali onaj mail kad su trebali.
  • Postoji i zgodna funkcija koju ima svaki e- mail, a to je da se mail može programirati da se sam pošalje željenoj osobi u željeno doba. Možda vam je poznata? Šaljete li mailove u čudne sate onda pretpostavljam da je.

Ono što vam se mora dati je petica za trud i neinovativan način razmišljanja. Kako drukčije pokazati svima koliko ste angažirana i vrijedna pčelica kad na poslu ne pokazujete svoju genijalnost u redovnom radnom vremenu? Tako što ćete savladati umijeće pisanja i slanja mailova i zavarati svoje protivnike te ih uvjeriti u svoje kvalitete.

Umijeće pisanja i slanja mailova praksa je koja se uči i proučava dok je se ne dovede do savršenstva. Nema mjesta pogreškama, imate samo jednu šansu poslati dotičnoj osobi savršeno napisan i programiran mail jer, nemate dva puta priliku ostaviti prvi dobar dojam.

Kako se ne biste previše mučili i razbijali glave, dat ću vam nekoliko korisnih savjeta kako svladati umijeće pisanja i slanja mailova da ispadnete pametni, impresionirate šefa i svoje kolege i zaradite promaknuće koje inače nikada ne biste zaradili vlastitim sposobnostima i zalaganjem.

Budite žrtva koja priča samo o mailovima

Najbolji način na koji ćete ostaviti dojam nenormalno zaposlene osobe je da neprestano pričate o mailovima, i onima kojima ste zanimljivi i onima koji pokušavaju pobjeći čim vas vide. Čak i ako dobivate 3 maila dnevno od kojih su 2 spam, a jedan newsletter na koji ste se pretplatili da dobijete 10% popusta na Black Friday, žalite se na količinu i zatrpan inbox.

Samo pripazite, nikada ni u ludilu ne spominjite prvi broj mailova koji dobijete jer se uvijek može dogoditi da naletite na profesionalca pa će razgovor izgledati ovako:

Vi: dobivam 100 mailova dnevno, uh!!!

Profesionalac: blago tebi, ja ih dobivam 200!

Što ste učinili? Ispali ste gubitnik, a to ne želite. Umjesto toga, pričekajte da netko prvi spomene koliko mailova dobije, a onda pomnožite taj broj s dva. Toliko ih vi dobivate.

Uvijek koristite opciju „Poslano s mog telefona“

Ima ona zgodna i korisna opcija koja se zove „sent from my phone“, a koja ukazuje na to da je mail poslan s vašeg telefona, a ne kompjutera. Time dokazujete drugima da ste jako zaposleni, stalno u pokretu ali dovoljno odgovorni da u pokretu i odgovarate na mailove.

Zato, čak i kad ste na svom kompjuteru, dodajte u potpis – poslano s mog telefona. Sada će, kad god nekome pošaljete mail, osoba vidjeti koliko ste u trku ali isto tako koliko vam je važan posao.

Šaljite besmislene mailove u čudne noćne sate

Vraćamo se na početak. Koja je najbolja metoda da dokažete svima koliko ste vrijedni? Tako što ćete poslati besmislen mail iza ponoći.  To je vrlo jednostavno i, kao što sam rekla, ne morate biti ni budni jer možete namjestiti da se mail sam pošalje.

Zato kad vam je dosadno, napravite unaprijed nekoliko mailova s nasumičnim mislima i onda ih pošaljite u 3 ujutro.

Nekoliko primjera:

  • Izvucite neki stari dokument, priložite ga u mail s opaskom – koji su nam na kraju zaključci u vezi ovoga?
  • Priložite tekst o konkurentu s pitanjem – zašto mi ne radimo ovako nešto?
  • Napravite nekoliko natuknica pa naslovite mail s – nekoliko crtica o….ili moje razmišljanje o organizacijskoj strukturi

Garantirano ćete izazvati zavist onih koji ne razmišljaju o konkurentima i organizacijskoj strukturi u slobodno vrijeme, a još manje to šalju u 3 ujutro. Bonus savjet – potrudite se da osim šefa u cc dodate još nekoliko ljudi da ih što više vidi koliko ste angažirani.

Pokažite inicijativu i predložite sastanak

Kad se dovoljno ljudi uhvati na vaš besmisleni mail i počnu odgovarati jedni drugima (iako se to najvjerojatnije neće dogoditi u 3 ujutro jer tad i vi spavate) i kad dobijete više od 15 odgovora, budite heroj firme i predložite sastanak kako biste uštedili vrijeme i ne gubili ga na dopisivanje.

Želite li ispasti pametni na sastanku? Ovo je tekst za vas – Kako ispasti pametno na sastanku i zaraditi promaknuće

Uvijek odgovorite sekundu nakon što vam šef pošalje mail

Šefa ćete najbrže očarati tako što ćete odgovoriti na mail čim ga dobijete. Čak i ako ne znate odgovor na pitanje, svejedno se javite i napišite – može šefe, javim se za xx minuta čim razmislim o tom problemu/prikupim potrebne podatke/što god.

Važno je samo da ste brzi i učinkoviti pa da šef vidi s kim ima posla. Kasnije si dajte vremena, bit će vam oprošteno ako niste skupili podatke ili razmislili o problemu baš u xx minuta koliko ste obećali.

Ignorirajte mailove koji vam stižu

Osim ako su od šefa, naravno. Svi ostali mogu čekati pa tako nemojte nikada nikome odgovoriti na mail, posebno ako nešto traže od vas. Da vas stvarno trebaju, ne bi vam slali mail, zar ne? Sjede u uredu preko puta vašega.

Zato ignorirajte mail najmanje tjedan dana, a onda odgovorite na njega u stilu – „zagubio mi se mail u 500 drugih mailova….ovo ti još treba?“ Velika je mogućnost da je osoba već pronašla nekoga da napravi ono što je tražila od vas.

Sve mailove označite kao važne

Svoje mailove, čak i ako šaljete ekipi u ured update da su vam izgubili kofer na aerdromu, označite uskličnikom kao važne, a dodatno u naslov još napišite – hitno, važno, odmah pročitati, potrebna reakcija SAD!!! I sve začinite sa što je više uskličnika moguće.

Napravite nenormalno kompliciran sistem OOO

OOO ili Out Of Office poruka je koja se pojavljuje kad vas nema u uredu neko vrijeme i znate da nećete moći odgovoriti na vrijeme. Tada napišete osnovne informacije o tome gdje se nalazite, hoćete li i kako biti dostupni i koga zadužujete da bude dostupan umjesto vas.

Ono što ćete vi napraviti je dovesti OOO do savršenstva i kreirati ga čak i kad sat vremena ne možete odgovoriti na mail. Poigrajte se malo, budite kreativni i napravite cijeli komplicirani sustav procedura i osoba koje mogu biti kontaktirane ako vas netko treba.

Imate li baš toliko vremena, napravite potpuni popis svih svojih projekata i razloga radi kojih bi vas netko poželio kontaktirati s popisima, brojevima telefona i e-mail adresama osoba koje mogu biti kontaktirane umjesto vas.

Namjestite automatski OOO i kad idete do pekare i nema vas u uredu ili na internetu 15 minuta.

Želite li ispasti pametniji, povećati si šansu za promaknuće i postati stručnjak pisanja i slanja mailova, pročitat ćete ove savjete još jednom, napraviti bilješke i početi ih primjenjivati u praksi.

Samo pazite da ih ne primijenite na meni. Mene nećete zavarati.

Potpis

Komentiraj

Popunite niže tražene podatke ili kliknite na neku od ikona za prijavu:

WordPress.com Logo

Ovaj komentar pišete koristeći vaš WordPress.com račun. Odjava /  Izmijeni )

Google+ photo

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Google+ račun. Odjava /  Izmijeni )

Twitter picture

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Twitter račun. Odjava /  Izmijeni )

Facebook slika

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Facebook račun. Odjava /  Izmijeni )

Spajanje na %s