casual friday posao

5 brzih načina da povećate svoju produktivnost i učinkovitost

Moram priznati da ne volim neproduktivne i neaktivne dane. Možda je to razlog i objašnjenje zašto ne volim ići u kino. Ne mogu zamisliti da sjedim 2 sata u mraku, na istom mjestu, i ne radim ništa.

Čak i kada samoj sebi kažem da ću uživati i opuštati se, pa skuham xxl šalicu kave i namjestim film ili seriju na Netflixu, vrlo brzo se pokaže da ne mogu odsjediti više od 5 minuta u komadu i ne raditi ništa dok gledam u monitor laptopa.

Možda imam neki nedijagnosticirani hiperaktivni poremećaj, tko zna, ali činjenica je da uvijek moram nešto raditi ili barem moram raditi nešto s rukama. Pa tako, dok se opuštam uz Netflix, obično uređujem nokte, odgovaram na poruke i mailove, pišem popise za kupovinu i liste obaveza, planiram, zapisujem ideje, čistim gadgete, brišem slike i datoteke s mobitela i tableta, čitam knjigu, kupujem na internetu, tražim što ću kupiti na internetu, dopisujem se s ljudima, biram i uređujem fotografije za putne priče ili radim bilo što drugo što mi omogućuje da jednim okom pratim radnju i donekle se koncentriram na sadržaj.

Sad kad ovo čitam, pitam se je li to uopće normalno (iako ne volim riječ i pojam “normalno” ) pa ako netko prepoznaje i sebe u ovome, molim da mi se javite. Možemo zajedno gledati Netflix, lakirati nokte i raditi popise jer vjerujem da i vi uživate u ovim ili sličnim aktivnostima.

Rekla bih da je ta hiperaktivnost, nemir ili živčanoća, kako god želite to nazvati, razlog što sam malo produktivnija od prosjeka. Nije da se hvalim ali obično obavim sve zadane obaveze na vrijeme pa i ranije (jer ne mogu trpjeti nakupljene zadatke), a onda počnem raditi još i unaprijed samo zato da uvijek budem korak-dva ispred svega.

Koliko god netko smatrao da je produktivan ili neproduktivan, što se uostalom može vidjeti i po rezultatima ili nedostatku rezultata, čak i oni najproduktivniji povremeno pomisle da nisu dovoljno produktivni i da mogu bolje, više i brže.

Spadate li u onu kategoriju ljudi koja ode pogledati nešto na internetu, a onda 3.5 sata poslije shvati da gleda 48. video sa žirafama i ne zna gdje je vrijeme proletjelo onda definitivno imate problem s nedostatkom produktivnosti i ovo je tekst za vas.

Zašto moji savjeti donose rezultate? Zato što dolaze od osobe koja najviše na svijetu ne podnosi gubljenje vremena i želi iskoristiti svaki trenutak. Čitajte i naučite nešto, a onda primijenite u praksi jer će samo tako pročitano imati smisla.

Kako povećati produktivnost?

sat-vrijeme-posao

Ograničite online ometače pažnje

Nisam uvijek bila ludo produktivna i nisam uvijek vodila računa o digitalnim smetalima i ometačima pažnje. Vrlo brzo sam naučila da su telefoni, tableti i laptopi nevjerojatni kradljivci vremena i da, ako im dopustimo, cijeli dan može otići a da ništa pametno i konkretno nismo napravili.

Zbog bloga, društvenih mreža i prirode posla dobivam puno poruka. Jako puno. Nevjerojatno puno. Toliko da ne možete ni zamisliti. Nekada je bilo lako jer je poruka bilo malo i dobro su došle kao mala pauza u danu. Danas bih mogla samo odgovarati i dopisivati se što naravno nije moguće. Rješenje?

Ignoriranje online ometača pažnje i pametno upravljanje obavezama. Drugim riječima, ako ne gorite i samo vas ja mogu ugasiti ili vas jako volim pa za vas uvijek imam vremena ili i ja vas trebam u tom trenutku male su šanse da ću se javiti ukoliko radim nešto drugo. Gotovo nikakve i nepostojeće.

Isto tako, ne odgovaram na sve mailove posebno ukoliko su besmisleni ili duži od nekoliko rečenica. Ne možete li objasniti problem u prve dvije rečenice, male su šanse da ćete na njega dobiti odgovor pa čak i ako se potpišete kao Bill Gates.

Želite li biti produktivni i ne dopustiti da vam mobitel smeta tokom dana, ugasite zvukove obavijesti kako vas ne bi ometali. Ograničite si pristup Instagramu, Facebooku i drugim društvenim mrežama i instalirajte na telefon neku aplikaciju poput Forest: Stay Focused koja će vas (nadajmo se) izliječiti od potrebe da neprestano provjeravate svoj telefon.

Ograničite offline ometače pažnje

Osim online smetala jedan od najvećih razloga neproduktivnosti i gubitka vremena su offline smetala. To su uglavnom ljudi koji se nalaze u vašoj okolini i koji će vam zasmetati prvom prilikom te vas skrenuti s puta.

To su oni koji vam neprestano ulaze u ured ili sobu iako su zatvorena vrata, koji vas uvijek zovu, trebaju, imaju potrebu vidjeti ili nešto pitati, pozvati vas na kavu, pokazati vam nešto i pronaći 100 razloga zašto vas moraju ometati iako im je jasno da radite.

Rješenje? Izravan pristup je uvijek najbolji pa je i dobra ideja otvoreno reći ljudima da ne volite kad vas prekidaju. Nije loša ideja ni izvježbati oštar pogled kojim ćete dati svima do znanja da su pretjerali.

Niste li opasan tip osobe onda je najbolje da nabavite noise cancelling slušalice, zakopate se ispred laptopa i odredite da dva puta dnevno izvirite nos iz ureda kako biste prošetali, protegnuli se ili samo komunicirali s ljudima volite li komunikaciju.

Nemojte biti skakač

Znate li što je skakač? I ne, ne mislim na šahovsku figuru. Skakač je osoba koja skače sa zadatka na zadatak, neki bi je nazvali i multitasker ali, dok ima prilično sposobnih multitaskera, skakači su obično jako nesposobni i ne naprave ništa konkretno, a još manje na vrijeme.

Skakač je osoba koja 5 minuta nešto radi na laptopu, onda ode provjeriti mail, pa nazove nekoga na telefon, zaključi da mora uništiti dokumente, kopirati ili printati, pa opet raditi na laptopu, provjeriti lajkove na Instagramu, naručiti tortu za rođendan, rezervirati restoran za petak navečer, obaviti sastanak s klijentom, poslati 3 maila, rezervirati kartu za Zoo, a sve to u pola radnog dana.

Ostatak dana uglavnom je proveden u wc-u, pored aparata s kavom i vani s cigaretom u jednoj, a mobitelom u drugoj ruci. Zvuči poznato? Jeste li to vi? Ukoliko jeste najbolje je napisati plan, podijeliti dan i držati se zadanoga.

Nemojte skakati na novi zadatak dok ne napravite stari i već započeti. Svaki put kad se prebacite s jednog na drugi zadatak oduzimate si dragocjeno vrijeme i energiju. Svaki nezavršeni zadatak štetit će novom započetom zadatku.

Skakanje sa zadatka na zadatk pokazatelj je neorganiziranosti i lošeg upravljanja vremenom te ima katastrofalan učinak na produktivnost i učinkovitost.

Postavite listu prioriteta

Većina ljudi se ne zamara popisima i listama, a još manje podjelom zadataka na prioritete. Većina ljudi nije produktivna, a još manje hiper produktivna. Želite li i vi biti (hiper) produktivni onda ćete razmisliti o tome koliko je dobra ideja pisati liste s dnevnim i tjednim obavezama te ih slagati po važnosti, kategorijama i prioritetima.

Ne biste vjerovali koliko vremena možete uštedjeti naučite li pisati dobre liste i kvalitetno ih organizirati. Osim toga, ima nešto jako zadovoljavajuće u križanju obavljenih zadataka s popisa što izaziva gotovo ovisničku sreću.

Pokušajte, možda se i vama svidi, a i kad shvatite da ste se riješili zadatka i uspješno ga obavili, imat ćete više volje i motivacije za prelazak na novi.

Budite uredni

Puno ljudi tvrdi kako vole kreativni nered. Znam jer sam i ja bila među njima. Ali, kreativni nered je samo izgovor za općeniti nered i lijenost, a previše stvari super učinkovito odvlači pažnju što negativno utječe na produktivnost.

Imam li previše stvari na stolu sve te stvari će mi, prije ili poslije, početi smetati i odvlačiti pažnju. Dogodit će mi se da ću se sjetiti i zaliti cvijet kojega se nikada ne sjetim samo zato što mi se i to čini zanimljivije od onoga što moram raditi.

Želite li biti produktivni, bit ćete uredni. I to ne bilo kako uredni nego sterilno i apotekarski uredni. Uklonite sve što vam ometa pažnju i očistite svoj stol. Pospremite stvari u ladice ili kutije i držite ih urednima. Iznenadit ćete se koliko ćete manje švrljati pogledom i tražiti izgovore za nepotrebne pauze.

Svi ljudi imaju potrebu otezati i ništa ne raditi što je potpuno normalno. Gotovo svatko može izgubiti sate ne radeći ništa ali koja je poanta toga? Ne napravite li danas što morate, bilo da je riječ o projektu na poslu ili pranju rublja, već će vas taj neugodni zadatak dočekati sutra ili neki drugi dan.

Problem je u tome što će nakupljenih zadataka biti sve više što će dovesti do većeg stresa, nezadovoljstva i raspada sistema. Želite li to? Želite li uvijek raditi pod pritiskom? Želite li biti pod stresom samo zato što ne znate reći ne, ugasiti zvuk na mobitelu i prestati gledati videe sa žirafama? Nisam ni mislila.

cvijeće-motivacija

Istraživanje o produktivnosti koje je provela online platforma Udemy 2018. godine pokazalo je da su najveći ubojice produktivnosti ometanja i prekidanja (80%), uredska buka (70%) i pametni telefoni (65%).

Možda je pravi trenutak da počnete pisati liste i nabavite dobre slušalice, zar ne?

Smatrate li se produktivnom osobom?

Potpis

2 komentara

Komentari su isključeni.

%d bloggers like this: